Kodeks Postępowania w Łańcuchu Wartości

[Preambuła]
W Zakładzie Poligraficznym POL-MAK (dalej: „POL-MAK”) postrzegamy naszą odpowiedzialność szerzej niż jako dostarczanie produktów najwyższej jakości. Działamy w oparciu o zasady etyki i zrównoważonego rozwoju, dążąc do pozytywnego oddziaływania na środowisko oraz społeczności, w których funkcjonujemy. Uznajemy, że sukces POL-MAK jest nierozerwalnie związany z odpowiedzialnym funkcjonowaniem całego łańcucha wartości, w tym naszych dostawców i partnerów biznesowych.

Zrównoważony rozwój oraz należyta staranność w obszarze kwestii społecznych i środowiskowych stanowią fundament działań POL-MAK. Nie tolerujemy naruszeń praw człowieka, przepisów prawa pracy ani działań szkodliwych dla środowiska na żadnym etapie łańcucha wartości, w szczególności w odniesieniu do producentów i dostawców surowców.

Niniejszy Kodeks Postępowania w Łańcuchu Wartości (dalej: „Kodeks”) określa standardy postępowania oczekiwane od dostawców POL-MAK i stanowi rozwinięcie zasad przyjętych w Kodeksie Postępowania Dostawców obowiązującym od 2023 roku. Kodeks odzwierciedla zobowiązania POL-MAK wynikające m.in. z Polityki Przestrzegania Praw Człowieka, Dziesięciu Zasad UN Global Compact oraz Karty Różnorodności, a także uwzględnia funkcjonujące mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości dostępne w całym łańcuchu wartości.

Kodeks stanowi integralny element systemów zarządzania funkcjonujących w POL-MAK i jest spójny z wdrożonymi systemami zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, systemem zarządzania prawami człowieka oraz polityką przeciwdziałania korupcji, zaktualizowaną w dniu 4 grudnia 2025 r. Zasady w nim określone odzwierciedlają standardy stosowane wewnętrznie w POL-MAK i są konsekwentnie rozszerzane na relacje z dostawcami i partnerami biznesowymi.

Postanowienia niniejszego Kodeksu mają zastosowanie do dostawców w sposób proporcjonalny do skali ich działalności, charakteru prowadzonej działalności oraz poziomu zidentyfikowanych ryzyk.

1. Główne pojęcia i odniesienia

1.1. Zrównoważony rozwój[1] - taki rozwój społeczno-gospodarczy, w którym następuje proces integrowania działań politycznych, gospodarczych i społecznych, z zachowaniem równowagi przyrodniczej oraz trwałości podstawowych procesów przyrodniczych, w celu zagwarantowania możliwości zaspokajania podstawowych potrzeb poszczególnych społeczności lub obywateli zarówno współczesnego pokolenia, jak i przyszłych pokoleń.

1.2. Łańcuch dostaw - (ang. supply chain) obejmuje wszelkie czynności związane z transportem oraz przeróbką towarów, wspominając tutaj również o początkowym etapie, czyli pozyskiwaniu wszelkiego rodzaju surowców oraz etapie końcowym tj. dostarczeniu produktu konsumentom.

1.3. Łańcuch wartości - (ang. value chain) sekwencja działań podejmowanych przez firmę, aby opracować, wytworzyć, sprzedać i dostarczyć produkt, a następnie świadczyć usługi posprzedażowe.

1.4. Polityka Przestrzegania Praw Człowieka POL-MAK[2] – dokument, który określa kluczowe zasady działań, zachowań i regulacji obowiązujących w POL-MAK, które są bezpośrednio lub pośrednio związane z dbałością o przestrzeganie praw człowieka w całym procesie tworzenia wartości,
tj. wewnątrz organizacji oraz w relacjach z interesariuszami zewnętrznymi w łańcuchu dostaw.

1.5. UN Global Compact[3] - UN Global Compact to inicjatywa Organizacji Narodów Zjednoczonych, która została zainicjowana przez ONZ w 2000 roku. Celem tej inicjatywy jest zachęcanie przedsiębiorstw i firm z całego świata do wdrażania i promowania zrównoważonych i odpowiedzialnych praktyk biznesowych. UN Global Compact opiera się na dziesięciu[4] zasadach dotyczących praw człowieka, standardów pracy, ochrony środowiska i przeciwdziałania korupcji.

1.6. Karta Różnorodności[5] - to dobrowolne zobowiązanie podpisane przez organizacje, które decydują się na promowanie różnorodności i inkluzji w miejscu pracy. Inicjatywa ta skupia się na tworzeniu środowiska pracy, które jest otwarte i szanuje wszystkie formy różnorodności wśród pracowników,
w tym różnorodność pod względem płci, wieku, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, pochodzenia etnicznego, religii czy też przekonań.

1.7. Ślad węglowy[6] - to miara całkowitej ilości emisji gazów cieplarnianych wyrażona jako równoważnik dwutlenku węgla (CO2e), które są związane bezpośrednio lub pośrednio z działalnością jednostki, organizacji, produktu lub usługi. Ślad węglowy jest zwykle obliczany w celu zrozumienia wpływu
na zmiany klimatyczne i znalezienia sposobów na jego redukcję. 

Podział śladu węglowego na zakresy, zgodnie z Protokołem Gazów Cieplarnianych (Greenhouse Gas Protocol), pomaga organizacjom zrozumieć i zarządzać emisjami związanymi z ich działalnością.

Oto trzy główne zakresy:

Zakres 1 (Scope 1)
- Obejmuje bezpośrednie emisje z własnych lub kontrolowanych przez organizację źródeł. Przykłady obejmują spalanie paliw w firmowych kotłach, piecach, pojazdach czy maszynach.

- Obejmuje także emisje z niekontrolowanego spalania gazu, takie jak wycieki gazów z klimatyzacji i chłodnictwa.

Zakres 2 (Scope 2)
- Dotyczy pośrednich emisji związanych z zakupioną energią elektryczną, cieplną, parą lub chłodem, które są konsumowane przez organizację.

- Emisje te są generowane w procesie produkcji energii kupowanej przez firmę i zużywane wewnętrznie.

Zakres 3 (Scope 3)
- Obejmuje wszystkie inne emisje pośrednie, które są konsekwencją działalności organizacji, ale nie są kontrolowane przez nią bezpośrednio. 

1.8. Inicjatywa Science Based Target (SBTi)[7] - to inicjatywa, która pomaga firmom wyznaczać cele redukcji emisji gazów cieplarnianych zgodnie z najnowszymi osiągnięciami naukowymi. Celem SBTi jest wspieranie firm w przechodzeniu na zrównoważony model działalności, zgodny z globalnymi dążeniami do ograniczenia wzrostu temperatury na poziomie znacznie poniżej 2°C, a najlepiej do 1,5°C powyżej poziomów przedindustrialnych, co jest zgodne z założeniami Porozumienia Paryskiego.

1.9. Polityka Antykorupcyjna POL-MAK - dokument określający zasady zapobiegania korupcji, nadużyciom, konfliktom interesów oraz innym nieetycznym praktykom w działalności POL-MAK. Polityka ta stanowi element systemu zarządzania etyką i zgodnością w organizacji i obowiązuje wszystkich pracowników oraz osoby działające w imieniu POL-MAK. Została zaktualizowana
i zatwierdzona w dniu 4 grudnia 2025 r.

Odniesienia wskazane w niniejszym rozdziale stanowią podstawę systemowego podejścia POL-MAK do zarządzania zagadnieniami środowiskowymi, społecznymi oraz etycznymi i znajdują odzwierciedlenie zarówno w działaniach wewnętrznych, jak i w wymaganiach stawianych dostawcom
i partnerom biznesowym.

2. Przestrzeganie Kodeksu i przepisów prawa w łańcuchu wartości

2.1. Wymogi wobec dostawcy
Dostawca zobowiązuje się do prowadzenia produkcji, przetwarzania i pakowania towarów zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Kodeksie oraz do przestrzegania obowiązujących krajowych i międzynarodowych przepisów prawnych dotyczących ochrony ludzi i środowiska, zarówno we własnych operacjach, jak i w relacjach z poddostawcami.

Obowiązkiem dostawcy jest wymaganie od swoich dostawców przestrzegania wymogów niniejszego Kodeksu i przekazywania jego zasad w ramach łańcucha dostaw.

Dostawcy zobowiązani są do udostępniania wszelkich niezbędnych dokumentów i informacji, które mogą być potrzebne do oceny zgodności ich działań z wymaganiami.

POL-MAK stosuje podejście oparte na ryzyku w zarządzaniu łańcuchem wartości. Zakres i intensywność wymagań wobec dostawców są uzależnione od rodzaju dostarczanych surowców lub usług, skali współpracy oraz potencjalnych ryzyk środowiskowych, społecznych i etycznych. W pierwszej kolejności działania koncentrują się na dostawcach kluczowych z punktu widzenia ryzyk, w szczególności dostawcach surowców pochodzenia drzewnego.

Wymagania określone w niniejszym Kodeksie są stosowane proporcjonalnie do wielkości dostawcy, charakteru jego działalności oraz poziomu zidentyfikowanych ryzyk.

2.2. Prawo do kontroli oraz jej koszty
POL-MAK zastrzega sobie prawo do przeprowadzania kontroli w celu weryfikacji zgodności działań dostawców i partnerów biznesowych z zasadami określonymi w niniejszym Kodeksie. Kontrole mogą obejmować różne formy weryfikacji, w tym inspekcje, audyty realizowane przez wewnętrzne zespoły POL-MAK lub zewnętrznych specjalistów, a także wymaganie od dostawców przeprowadzania samodzielnych ocen zgodności zgodnie z obiektywnymi i jasno określonymi kryteriami.

Koszty przeprowadzania kontroli, w tym koszty organizacyjne, administracyjne oraz koszty związane z zaangażowaniem zewnętrznych audytorów lub ekspertów, ponosi podmiot kontrolowany.

Kontrole oraz inne formy weryfikacji mogą być prowadzone w szczególności w przypadku identyfikacji podwyższonego ryzyka, otrzymania zgłoszeń lub skarg dotyczących naruszeń zasad Kodeksu, a także w ramach okresowych przeglądów współpracy z dostawcami kluczowymi.

Kontrole oraz audyty są planowane i realizowane w sposób racjonalny i proporcjonalny, z uwzględnieniem charakteru działalności dostawcy, skali współpracy oraz zidentyfikowanych ryzyk.

2.3. Zakończenie stosunków handlowych 
W przypadku wykrycia niezgodności z obowiązującymi Kodeksem, POL-MAK może podjąć działania mające na celu przywrócenie zgodności poprzez wymaganie od dostawców opracowania i wdrożenia planu działań naprawczych. Taki plan powinien być szczegółowy, realistyczny i wdrożony w określonym czasie, aby zapewnić spełnienie stawianych wymagań i standardów.

Jeżeli jednak dostawca nie jest w stanie lub nie chce dostosować się do wymaganych standardów, POL-MAK zastrzega sobie prawo do zakończenia współpracy handlowej z takim podmiotem. Celem jest także zasygnalizowanie znaczenia utrzymywania wysokich standardów etycznych i operacyjnych w całym łańcuchu wartości. Decyzja o zakończeniu stosunków handlowych jest podejmowana z należytą starannością i uwzględnia naruszenia, które mogą mieć wpływ na reputację firmy, zgodność z prawem czy też zasady etyczne i środowiskowe.

W przypadku stwierdzenia niezgodności POL-MAK w pierwszej kolejności dąży do ich usunięcia poprzez dialog oraz działania naprawcze, o ile charakter naruszenia na to pozwala.

3. Przestrzeganie należytej staranności wobec praw człowieka

3.1. Bezpieczeństwo i higiena pracy
Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Zapewnienie pracownikom bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy, z identyfikacją, oceną i ograniczaniem potencjalnych zagrożeń dla ich zdrowia i życia, a także zapobieganie wypadkom i poważnym urazom prowadzącym do uszczerbku na zdrowiu w trakcie wykonywanej pracy. Osoby szczególnie narażone, takie jak młodzi pracownicy, kobiety w ciąży lub po urodzeniu dziecka oraz osoby z niepełnosprawnościami, powinny podlegać szczególnej ochronie.
• Zapewnienie pracownikom dostępu do zasobów bezpieczeństwa i higieny pracy dostosowanych do zróżnicowanych potrzeb pracowników, w tym dostępu do odpowiednich, czystych toalet oraz higienicznych pomieszczeń spełniających przepisy sanitarne, a także zapewnienie dostępu do wody pitnej. Rozwiązania
  te powinny uwzględniać potrzeby wszystkich pracowników, niezależnie od płci, tożsamości płciowej oraz innych cech indywidualnych.
• Zapewnienie pracownikom regularnych szkoleń w zakresie procedur bezpieczeństwa i higieny pracy na wszystkich etapach zatrudnienia oraz przekazywanie informacji o potencjalnych zagrożeniach bezpieczeństwa i higieny pracy pracownikom, a także, w uzasadnionych przypadkach, dotkniętym społecznościom.
• Aktywne uczestnictwo w działaniach mających na celu ocenę, identyfikację, zapobieganie i łagodzenie potencjalnych oraz rzeczywistych zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, w tym prewencję wypadków, chorób i obrażeń związanych z pracą, pożarów oraz innych niepożądanych zdarzeń w miejscu pracy.
• Zapewnienie, aby zakwaterowanie oferowane pracownikom, zarówno na terenie zakładu, jak i poza nim, samodzielnie lub poprzez pośredników, spełniało minimalne standardy ustalone przez Międzynarodową Organizację Pracy (MOP).
• Przestrzeganie krajowych przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy lub stosowanie norm międzynarodowych w przypadku, gdy przepisy krajowe nie zapewniają wystarczającej ochrony lub są słabo egzekwowane.

Wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane dostawcom są spójne ze standardami obowiązującymi w POL-MAK w ramach wdrożonego systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

3.2. Warunki pracy i wynagradzania

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Oferowanie co najmniej wynagrodzenia minimalnego określonego w obowiązującym prawodawstwie krajowym lub na podstawie norm branżowych ustalonych w wyniku negocjacji zbiorowych, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Wynagrodzenie odnosi się do standardowych godzin pracy. Przyznawane wynagrodzenie powinno być sprawiedliwe i godziwe, z uwzględnieniem kwalifikacji, wykształcenia, doświadczenia, stażu pracy, zakresu obowiązków oraz pełnionych funkcji. Wynagrodzenie powinno dążyć do zapewnienia pracownikom oraz ich rodzinom możliwości zaspokojenia podstawowych potrzeb i utrzymania odpowiedniego standardu życia. Warunki zatrudnienia wszystkich pracowników powinny być przedstawiane na piśmie, w zrozumiałej formie.
• Wypłacanie wynagrodzenia regularnie, terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Częściowe wynagrodzenie w formie świadczeń rzeczowych jest dopuszczalne wyłącznie zgodnie z wytycznymi Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP).
• Przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji związanych z zatrudnianiem, w tym poszanowanie prawa pracowników do płatnego urlopu i wypoczynku, zgodnie z przepisami krajowymi, standardami branżowymi oraz umowami zbiorowymi w zakresie czasu pracy. Promowanie praktyk organizacji czasu pracy sprzyjających zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
• Zapewnienie, aby standardowy czas pracy nie przekraczał 48 godzin tygodniowo, z uwzględnieniem wyjątków dopuszczonych przez Międzynarodową Organizację Pracy.
• Stosowanie pracy w godzinach nadliczbowych wyłącznie w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, jako praktyki dobrowolnej, odpowiednio wynagradzanej zgodnie z przepisami prawa. Praca w godzinach nadliczbowych nie może prowadzić do zwiększonego ryzyka zagrożeń zawodowych ani przekraczać limitów określonych w ustawodawstwie krajowym.
• Zapewnienie pracownikom prawa do codziennej przerwy w pracy oraz co najmniej jednego dnia wolnego w każdym siedmiodniowym okresie, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z umów zbiorowych.
• Ustalanie systemów wynagrodzeń i premii w oparciu o obiektywne kryteria, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi. Niedopuszczalne jest potrącanie wynagrodzenia jako środek dyscyplinarny.
• Zapewnienie pracownikom świadczeń socjalnych gwarantowanych przepisami prawa, bez negatywnego wpływu na wysokość wynagrodzenia.
• Sprzeciwianie się wszelkim nieetycznym działaniom wobec pracowników oraz interesariuszy zewnętrznych.

POL-MAK oczekuje od dostawców przestrzegania obowiązujących przepisów prawa pracy oraz podejmowania działań ukierunkowanych na zapewnienie godziwych warunków pracy i wynagradzania. Weryfikacja tego obszaru odbywa się w sposób proporcjonalny do skali współpracy oraz zidentyfikowanych ryzyk.

3.3. Różnorodne i przyjazne miejsce pracy

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Budowanie kultury poszanowania różnorodności w organizacji, tworzenie warunków sprzyjających otwartemu i tolerancyjnemu środowisku pracy oraz zapewnienie równych szans wszystkim pracownikom. Oczekuje się równego i sprawiedliwego traktowania pracowników w zakresie rekrutacji, wynagradzania, awansowania, rozwiązywania stosunku pracy oraz dostępu do szkoleń.
• Promowanie polityk i praktyk sprzyjających inkluzywnemu środowisku pracy, wolnemu od wszelkich form dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, neuroróżnorodność, orientację seksualną, stan cywilny, sytuację rodzinną, przynależność społeczną, cechy fizyczne i zdrowotne, a także formę i wymiar zatrudnienia lub realizację pracy w formule zdalnej.
• Zakaz stosowania przemocy, kar cielesnych, prześladowania, molestowania seksualnego, znęcania się (zarówno werbalnego, jak i niewerbalnego), a także zastraszania i używania obraźliwego języka.
• Poszanowanie prawa pracowników do prywatności oraz swobodnego wyrażania opinii, a także eliminowanie wszelkich form naruszeń godności osobistej, w tym molestowania, mobbingu oraz innych działań naruszających zasady współżycia społecznego.
• Wspieranie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (work-life-balance) oraz dobrostanu pracowników poprzez inicjatywy sprzyjające zdrowiu, bezpieczeństwu i aktywności fizycznej, w tym programy świadczeń socjalnych, opiekę medyczną, profilaktykę zdrowotną oraz działania promujące aktywny tryb życia.

3.4. Równość w zatrudnieniu

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Zapewnienie równych szans wszystkim kandydatom i pracownikom oraz tworzenie sprawiedliwego i niedyskryminującego środowiska pracy.
• Umożliwienie pracownikom pełnego wykorzystania ich potencjału zawodowego, niezależnie od cech osobistych.
• Zapewnienie równego traktowania w szczególności w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń i możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
• Utrzymywanie zaangażowania w równość szans jako elementu budowania zaufania pracowników, partnerów biznesowych oraz społeczności, w których działają dostawcy.

3.5. Dialog społeczny

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Prowadzenie dialogu społecznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w dobrej wierze, z poszanowaniem zasady wzajemnego szacunku oraz równości stron.
• Poszanowanie prawa pracowników do zrzeszania się, tworzenia i przystępowania do związków zawodowych oraz innych organizacji pracowniczych, jak również do powstrzymania się od takich działań, a także do prowadzenia zbiorowych negocjacji w sposób swobodny i demokratyczny, bez wywierania presji, dyskryminacji czy stosowania represji lub sankcji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Uznanie istnienia różnych form reprezentacji pracowników bez dyskryminacji oraz powstrzymywanie się od ingerencji w przynależność związkową pracowników.
• Unikanie uprzywilejowania lub dyskryminacji związków zawodowych w trakcie negocjacji zbiorowych, z wyjątkiem sytuacji opartych na obiektywnych i wcześniej uzgodnionych zasadach.
• Umożliwienie przedstawicielom pracowników dostępu do pracowników w miejscu pracy oraz prowadzenia z nimi interakcji w sposób zgodny z prawem i zasadami współżycia społecznego.
• Utrzymywanie dialogu z lokalnymi społecznościami oraz jednostkami samorządu terytorialnego na obszarach, na które działalność dostawców może wywierać istotny wpływ, oraz dążenie do wspierania rozwoju społeczno-gospodarczego tych społeczności.
• Podejmowanie działań wobec dostawców wyższego szczebla w przypadku uzyskania informacji o naruszeniach prawa do wolności zrzeszania się i prowadzenia dialogu społecznego.

Zasady dialogu społecznego oraz poszanowania praw pracowniczych są spójne z wewnętrznymi regulacjami POL-MAK w zakresie praw człowieka i równego traktowania.

3.6. Zapobieganie pracy przymusowej oraz handlu ludźmi

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Eliminowanie wszelkich form pracy przymusowej, pracy niewolniczej oraz handlu ludźmi.
• Zapewnienie pracownikom dostępu do bezpłatnych, rzetelnych i dokładnych informacji dotyczących warunków zatrudnienia, w tym prawa do swobodnego zawierania i rozwiązywania stosunku pracy.
• Zapewnienie pracownikom jasnych i przejrzystych umów o pracę oraz prawa do odejścia z pracy po okresie wypowiedzenia wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.
• Zakaz oszukiwania, przymuszania pracowników do pracy lub ograniczania ich swobody decyzji dotyczącej zatrudnienia.
• Zakaz pobierania opłat rekrutacyjnych lub podobnych kosztów od kandydatów do pracy, zarówno bezpośrednio, jak i za pośrednictwem podmiotów trzecich.
• Kategoryczny zakaz zatrzymywania dokumentów tożsamości pracowników, ograniczania swobody przemieszczania się lub przymuszania do korzystania z zakwaterowania zapewnianego przez pracodawcę.
• Identyfikowanie zatrudniania pracowników migrujących i tymczasowych w łańcuchu dostaw, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio.
• Dążenie do stosowania wobec pracowników migrujących i tymczasowych uczciwych i przejrzystych warunków zatrudnienia, w tym promowanie stabilnych form zatrudnienia, o ile jest to zgodne z przepisami prawa.
• Zapewnienie, aby pracownicy oraz dostawcy byli informowani o wytycznych Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) dotyczących uczciwej rekrutacji, w tym definicji kosztów rekrutacji.

Podejmowanie działań zapobiegających i wykrywających naruszenia praw pracowników migrujących i tymczasowych, w sposób proporcjonalny do zidentyfikowanych ryzyk.

Określanie środków zaradczych w ramach procedur składania skarg oraz działań naprawczych w przypadku stwierdzenia naruszeń.

3.7. Ochrona praw dzieci i młodych pracowników

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Bezwzględny zakaz zatrudniania dzieci, które nie ukończyły obowiązkowej edukacji podstawowej lub nie osiągnęły minimalnego wieku określonego w przepisach prawa (co do zasady poniżej 15 roku życia), zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio w ramach działalności dostawców, z zastrzeżeniem wyjątków dopuszczonych przez Międzynarodową Organizację Pracy (MOP).
• Stosowanie w procesach rekrutacyjnych skutecznych i proporcjonalnych mechanizmów weryfikacji wieku pracowników w celu zapewnienia zgodności z minimalnymi wymogami wiekowymi określonymi przez MOP, przy poszanowaniu godności i prywatności pracowników.
• Ochronę dzieci i młodych pracowników przed wszelkimi formami wyzysku.
• Zapewnienie, aby osoby poniżej 18 roku życia nie wykonywały pracy nocnej ani pracy w warunkach zagrażających ich zdrowiu, bezpieczeństwu, moralności lub rozwojowi, a w przypadku identyfikacji takich sytuacji - niezwłoczne odsunięcie ich od niebezpiecznych prac oraz dostosowanie zakresu obowiązków bez negatywnego wpływu na wynagrodzenie.
• Zapewnienie, aby praca młodych osób nie szkodziła ich zdrowiu ani rozwojowi osobistemu oraz aby organizacja czasu pracy umożliwiała kontynuowanie edukacji szkolnej, udział w programach zawodowych zatwierdzonych przez właściwe władze oraz korzystanie z programów szkoleniowych.
• Oczekiwanie, że dostawcy będą stosować analogiczne standardy wobec własnych poddostawców oraz podejmować działania w celu rzetelnej weryfikacji wieku zatrudnianych pracowników.

4. Wymogi dotyczące klimatu

Wymogi POL-MAK w zakresie ochrony klimatu są spójne z celami Spółki oraz uznanymi międzynarodowymi standardami środowiskowymi. Ich celem jest stopniowe ograniczanie wpływu działalności na zmiany klimatu w całym łańcuchu wartości, z uwzględnieniem podejścia opartego na ryzyku, skali działalności oraz możliwości technicznych dostawców.

4.1. Redukcja emisji gazów cieplarnianych

POL-MAK dąży do ograniczania emisji gazów cieplarnianych w całym łańcuchu wartości i oczekuje współpracy dostawców w tym zakresie. W pierwszej kolejności działania koncentrują się na dostawcach kluczowych z punktu widzenia emisji w ramach zakresu 3, przy czym zakres i tempo działań są dostosowane do skali działalności dostawcy oraz jego możliwości technicznych.

POL-MAK identyfikuje dostawców o istotnym wpływie na emisje oraz prowadzi z nimi dialog w zakresie działań na rzecz ograniczania emisji gazów cieplarnianych. W odniesieniu do dostawców kluczowych POL-MAK zachęca do stopniowego dostosowywania działań do uznanych inicjatyw i standardów, w szczególności Science Based Targets, tam gdzie jest to zasadne i możliwe, z uwzględnieniem skali działalności oraz możliwości technicznych dostawcy.

4.2. Dbałość o efektywność energetyczną

POL-MAK oczekuje, że dostawcy będą podejmować działania na rzecz poprawy efektywności energetycznej, w szczególności poprzez optymalizację zużycia energii, stosowanie technologii energooszczędnych, poprawę efektywności energetycznej budynków oraz tam, gdzie jest to uzasadnione - wykorzystanie odnawialnych źródeł energii.

4.3. Zarządzanie odpadami

POL-MAK oczekuje wdrażania zasad ograniczania ilości odpadów, ich ponownego wykorzystania oraz recyklingu, a także podejmowania działań zmierzających do ograniczania ilości odpadów powstających w procesach produkcyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi praktykami środowiskowymi.

4.4. Ochrona zasobów wodnych

POL-MAK oczekuje odpowiedzialnego zarządzania zasobami wodnymi, w szczególności poprzez działania ukierunkowane na ograniczanie zużycia wody oraz ochronę zasobów wodnych, proporcjonalnie do skali działalności dostawcy i lokalnych uwarunkowań środowiskowych.

4.5. Zrównoważone surowce

POL-MAK korzysta z surowców pochodzących z certyfikowanych źródeł i dąży do zapewnienia, aby surowce wykorzystywane w łańcuchu wartości były pozyskiwane w sposób legalny i odpowiedzialny, z poszanowaniem zasad zrównoważonej gospodarki leśnej. W szczególności dotyczy to przeciwdziałania wylesianiu oraz preferowania surowców posiadających certyfikaty FSC, PEFC lub równoważne systemy potwierdzające legalne pochodzenie i odpowiedzialne zarządzanie zasobami leśnymi.

POL-MAK przygotowuje dedykowaną politykę w zakresie należytej staranności dotyczącej surowców pochodzenia drzewnego, uwzględniającą wymagania Rozporządzenia UE w sprawie produktów wolnych od wylesiania (EUDR). Zasady określone w tej polityce będą stanowiły uzupełnienie niniejszego Kodeksu i będą wdrażane etapowo, z zastosowaniem podejścia opartego na ryzyku, wobec dostawców surowców drzewnych.

4.6. Innowacje proekologiczne

POL-MAK zachęca dostawców do wdrażania innowacyjnych, przyjaznych środowisku rozwiązań technologicznych oraz do przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji w zakresie ochrony środowiska.

4.7. Monitorowanie i dialog w zakresie klimatycznym

POL-MAK prowadzi dialog z dostawcami, w szczególności dostawcami kluczowymi, w zakresie działań podejmowanych na rzecz ograniczania wpływu na klimat. Monitorowanie postępów w tym obszarze odbywa się w sposób proporcjonalny do skali współpracy oraz zidentyfikowanych ryzyk środowiskowych, z wykorzystaniem dostępnych informacji i danych przekazywanych przez dostawców.

5. Przestrzeganie etyki w biznesie

Zasady etyki biznesowej określone w niniejszym Kodeksie są spójne z Polityką Antykorupcyjną POL-MAK, zaktualizowaną i zatwierdzoną w dniu 4 grudnia 2025 r., która stanowi element systemu zarządzania etyką i zgodnością w organizacji. POL-MAK oczekuje od dostawców prowadzenia działalności w sposób etyczny oraz podejmowania działań zapobiegających korupcji, nadużyciom i konfliktom interesów, w zakresie proporcjonalnym do charakteru współpracy.

POL-MAK utrzymuje wysokie standardy etyczne w prowadzeniu działalności, w szczególności w zakresie przeciwdziałania korupcji, przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, przepisów eksportowych oraz ochrony prywatności i danych osobowych.

Nasze wymagania względem dostawców oraz ich łańcucha wartości w tym obszarze obejmują:

• Prowadzenie działalności w sposób etyczny i uczciwy, z poszanowaniem obowiązujących lokalnych, krajowych oraz międzynarodowych przepisów prawa.
• Niedopuszczanie do udziału w jakichkolwiek formach korupcji, w tym wymuszeń, malwersacji lub łapownictwa, obejmujących w szczególności obiecywanie, oferowanie, przekazywanie lub przyjmowanie niewłaściwych korzyści finansowych lub pozafinansowych.
• Podejmowanie działań mających na celu zapobieganie i wykrywanie korupcji, wyłudzeń, malwersacji oraz innych nieetycznych praktyk, w szczególności poprzez wdrażanie adekwatnych mechanizmów kontrolnych, programów lub procedur, dostosowanych do skali działalności oraz zidentyfikowanych ryzyk.
• Przestrzeganie przepisów antymonopolowych oraz zasad uczciwej i swobodnej konkurencji.
• Powstrzymywanie się od zawierania porozumień lub podejmowania działań, których celem lub skutkiem jest ograniczenie lub zakłócenie konkurencji bądź naruszenie zasad uczciwego handlu.
• Zakaz fałszowania informacji lub uczestniczenia w działaniach wprowadzających w błąd w ramach łańcucha dostaw.
• Informowanie pracowników o obowiązujących zasadach etyki, politykach oraz działaniach zapobiegających nieetycznym zachowaniom, a także promowanie zgodności poprzez adekwatne formy komunikacji i szkoleń.
• Gromadzenie, wykorzystywanie i przetwarzanie danych osobowych pracowników, partnerów biznesowych, klientów oraz innych interesariuszy z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji.

6. Mechanizm składania skarg i działania naprawcze

Dostawcy powinni zapewnić, aby osoby zgłaszające miały możliwość swobodnego wyrażania obaw i opinii bez obawy o represje, dyskryminację lub inne negatywne konsekwencje wynikające ze zgłoszenia w dobrej wierze.

W przypadku podejrzenia naruszeń niniejszego Kodeksu Postępowania w Łańcuchu Wartości, dostawcy oraz osoby działające w ich imieniu mogą skontaktować się z POL-MAK za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: opinie.batorowo@pol-mak.com.pl

POL-MAK udostępnia również pracownikom dostawców oraz innym osobom działającym w całym łańcuchu wartości możliwość zgłaszania naruszeń prawa oraz zasad niniejszego Kodeksu za pośrednictwem zewnętrznego, niezależnego podmiotu obsługującego zgłoszenia
- WIEM i POWIEM - poprzez bezpieczną platformę online: https://wiemipowiem.pl/polmak.

Zgłoszenia mogą dotyczyć w szczególności naruszeń w następujących obszarach:

• korupcji i nadużyć,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji, pomocy publicznej oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela.

Podmiot zewnętrzny WIEM i POWIEM działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz jest zobowiązany do:

• zachowania poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu,
• zapewnienia bezstronnej i rzetelnej wstępnej weryfikacji zgłoszeń,
• stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych oraz zapewnienia bezpieczeństwa procesu zgłoszeniowego.

Mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości funkcjonujące w POL-MAK mogą być wykorzystywane również do zgłaszania naruszeń zasad niniejszego Kodeksu w łańcuchu wartości, w szczególności w obszarze praw człowieka, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony środowiska oraz etyki biznesowej.

Zgłoszenia są rozpatrywane z należytą starannością, w sposób poufny oraz bez stosowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób zgłaszających w dobrej wierze. W przypadku potwierdzenia naruszeń POL-MAK podejmuje adekwatne działania naprawcze, proporcjonalne do charakteru i skali stwierdzonych nieprawidłowości.

7. Postanowienia końcowe

Niniejszy Kodeks Postępowania w Łańcuchu Wartości określa minimalne standardy postępowania oczekiwane przez POL-MAK od dostawców oraz partnerów biznesowych w całym łańcuchu wartości. Kodeks stanowi dokument ramowy i uzupełnia obowiązujące przepisy prawa, umowy handlowe oraz inne polityki i regulacje wewnętrzne POL-MAK.

POL-MAK zastrzega sobie prawo do okresowego przeglądu i aktualizacji niniejszego Kodeksu, w szczególności w przypadku istotnych zmian regulacyjnych, organizacyjnych lub wynikających z rozwoju dobrych praktyk w obszarze zrównoważonego rozwoju, praw człowieka, ochrony środowiska oraz etyki biznesowej.

Oczekiwania określone w niniejszym Kodeksie są wdrażane w sposób proporcjonalny, z zastosowaniem podejścia opartego na ryzyku, z uwzględnieniem charakteru współpracy, skali działalności dostawcy oraz możliwości technicznych i organizacyjnych.

Naruszenia zasad Kodeksu mogą skutkować podjęciem przez POL-MAK działań naprawczych, w tym dialogiem z dostawcą, wymaganiem wdrożenia planu działań korygujących, a w przypadku braku poprawy – ograniczeniem lub zakończeniem współpracy handlowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami umownymi.

Niniejszy Kodeks wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia i ma zastosowanie do wszystkich relacji biznesowych POL-MAK objętych zakresem jego obowiązywania.

Publikacja i aktualizacja Kodeksu

Aktualna wersja Kodeksu Postępowania w Łańcuchu Wartości jest publikowana na stronie internetowej POL-MAK:

https://pol-mak.com.pl/kodeks-postepowania-w-lancuchu-wartosci

Niniejszy Kodeks Postępowania w Łańcuchu Wartości jest udostępniany w wersji polskiej oraz angielskiej. W przypadku rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy wersjami językowymi, wiążąca jest wersja polska, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

Kodeks obowiązuje w brzmieniu aktualnym, udostępnionym na wskazanej stronie internetowej. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją udostępnioną w innej formie a wersją opublikowaną na stronie internetowej POL-MAK, wiążąca jest wersja opublikowana online. POL-MAK zastrzega sobie prawo do jego okresowej aktualizacji, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, standardów rynkowych lub wewnętrznych regulacji Spółki.

Dostawcy są zachęcani do regularnego zapoznawania się z aktualną wersją Kodeksu.
Brak odrębnego powiadomienia o każdej zmianie nie zwalnia dostawców z obowiązku przestrzegania postanowień Kodeksu w jego aktualnym brzmieniu.

8. Oświadczenie dostawcy
POL-MAK zbiera oświadczenia dostawców dotyczące zapoznania się oraz akceptacji niniejszego Kodeksu Postępowania w Łańcuchu Wartości w sposób etapowy, koncentrując się w pierwszej kolejności na dostawcach kluczowych z punktu widzenia zidentyfikowanych ryzyk środowiskowych, społecznych i etycznych.

Brak natychmiastowego złożenia oświadczenia nie zwalnia dostawcy z obowiązku przestrzegania zasad określonych w niniejszym Kodeksie, o ile mają one zastosowanie do charakteru współpracy oraz obowiązujących przepisów prawa.

Batorowo, 4.12.2025 r.

[1] Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska (Dz.U. z późn. zm.)
[2] Zakład Poligraficzny POL-MAK Sp. z o.o., Polityka Przestrzegania Praw Człowieka. Dostęp online: https://pol-mak.com.pl/polityka-przestrzegania-praw-czlowieka
[3] UN Global Compact - oficjalna strona inicjatywy Organizacji Narodów Zjednoczonych. Dostęp online:: https://unglobalcompact.org
[4] UN Global Compact - The Ten Principles of the UN Global Compact. Dostęp online: https://www.unglobalcompact.org/what-is-gc/mission/principles
[5] Karta Różnorodności. Dostęp online: https://odpowiedzialnybiznes.pl/karta-roznorodnosci/
[6] Science Based Targets initiative (SBTi) - oficjalna strona inicjatywy. Dostęp online: https://sciencebasedtargets.org/
[7] Science Based Targets initiative (SBTi) - oficjalna strona inicjatywy. Dostęp online: https://sciencebasedtargets.org/

Kontakt w sprawie postanowień Kodeksu i złożenia oświadczenia:

dr Kinga Podraza-Myszkowska
Manager ds. Komunikacji i Zrównoważonego Rozwoju
kpodraza-myszkowska[at]pol-mak.com.pl